لا يوجد حد أقصى لعدد المتدربين للمدرب الواحد.

المدرب أو مفوض المنشأة هو المسؤول عن تحديد تاريخ المباشرة للمتدرب في مدة لا تتجاوز 5 أيام من قبول المتدرب للعرض التدريبي، ولا يتحمل الصندوق أي مسؤولية أو تبعات مالية في حال لم تلتزم المنشأة بتحديد تاريخ بداية التدريب للمتدربين في النظام الآلي. 

 تحضير المتدربين هي من مسؤوليات المدرب، كما يمكن لصاحب المنشأة أيضا تأكيد التحضير ليتم صرف المكافآت للمتدربين. 

يتم التحضير من قبل المنشأة في النظام بتاريخ (13 إلى 17) من كل شهر ميلادي، علماً بأن النظام يرسل إشعار للتذكير بتأكيد الحضور للمتدرب في فترة التحضير الموضحة أعلاه.   

تحديد تاريخ المباشرة للمتدربين، علماً بأنه لن يتم احتساب الفترة التي تم التدريب فيها في المنشأة قبل تحديد تاريخ المباشرة ولا يحق للمتدرب مطالبة صندوق تنمية الموارد البشرية بأي مبالغ مالية لهذه الفترة، كما أنه لا يحق للمنشأة مطالبة الصندوق بتحديد تاريخ المباشرة بأثر رجعي في النظام الآلي.